מה עושה מערכת התשלומים הדיגיטלית של NETO?
מערכת התשלומים הדיגיטלית של NETO מבצעת איסוף, אימות ותיעוד נתונים אוטומטית בלחיצת כפתור. במקום להקליד ידנית כל חשבונית, המערכת סורקת וקוראת את הנתונים בעצמה. אימות בזמן אמת בשילוב עם אינטגרציה ל-ERP מצמצמת את רוב השגיאות, לפי נתוני חברות שעברו לאוטומציה. המערכת לא מתעייפת, לא מוסחת ולא עושה טעויות "אנושיות". התהליך פשוט:- חשבונית מגיעה
- המערכת קולטת אותה
- מחלצת את הנתונים הרלוונטיים
- החשבונית מאומתת מול הזמנות רכש והסכמים
- מעבירה לאישור דיגיטלי
מהם מנגנוני אימות בזמן אמת?
אימות בזמן אמת הוא הלב של מערכת תשלומים מודרנית. כל נתון שנכנס למערכת עובר סדרת בדיקות אוטומטיות:- התאמה למספר עוסק מורשה ברשויות המס
- בדיקת תקינות של מספר החשבונית
- אימות סכומים מול הזמנות רכש
איך עובד זיהוי חריגות אוטומטי?
זיהוי חריגות אוטומטי הוא קו ההגנה השני של המערכת. אלגוריתמים מתקדמים לומדים את דפוסי ההוצאות הרגילים של העסק ומתריעים על כל חריגה משמעותית. חשבונית חשמל שגבוהה משמעותית מהממוצע? המערכת תסמן אותה לבדיקה. ספק חדש ששולח חשבונית ראשונה בסכום חריג? המערכת תדרוש אישור נוסף. מערכות מבוססות AI יכולות לזהות דפוסי תרמית מורכבים שעין אנושית עלולה להחמיץ. למשל, סדרת חשבוניות קטנות מתחת לסף האישור שביחד מסתכמות לסכום גדול, או שינויים הדרגתיים במחירי ספק שמצטברים לאורך זמן. המערכת לומדת כל הזמן ומשתפרת בזיהוי חריגות, מה שהופך אותה ליעילה יותר עם הזמן.
אילו טעויות אנוש נפוצות בהנהלת חשבונות ידנית?
רוב טעויות האנוש הנפוצות בהנהלת חשבונות ידנית נובעות משלושה מקורות עיקריים: הקלדות שגויות, רישום כפול של חשבוניות וטעויות בסיווג הוצאות. מדובר בטעויות אנושיות טבעיות שקורות כשאנשים מעתיקים מספרים ידנית שעות על גבי שעות. לפי מחקרי שוק עדכניים, רוב מנהלי החשבונות עושים מספר טעויות בחודש, וחלק ניכר מהם מדווחים על טעויות שבועיות. המספרים האלה לא מפתיעים אותי. כשעובדים תחת לחץ עם נפחי נתונים גדולים, טעויות הן עניין של זמן. העלות של טעויות כאלה היא גבוהה. מעבר לזמן שמבזבזים על תיקונים, יש השלכות כספיות ישירות. תשלומים כפולים לספקים, החמצת הנחות על תשלום מוקדם, קנסות מרשויות המס על דיווחים שגויים. כל טעות קטנה יוצרת אפקט דומינו שמשפיע על התזרים ועל האמינות העסקית.איך טעויות הקלדה במספרים עשויות להשפיע על דיוק ?
טעויות הקלדה הן האויב מספר אחת של דיוק חשבונאי. הוספה או השמטה של ספרה אחת, נקודה עשרונית במקום הלא נכון, החלפה בין ספרות. נשמע מוכר? מחקרים בינלאומיים מצאו שטעויות הזנת נתונים מהוות חלק משמעותי מכלל התיקונים בדוחות כספיים. זה אומר שחלק ניכר מהזמן מוקדש לתיקון טעויות שלא היו צריכות לקרות מלכתחילה. הבעיה מחמירה כשמדובר בחשבוניות מורכבות עם מספר פריטים, מיסים שונים והנחות. כל שדה נוסף הוא הזדמנות נוספת לטעות. ברגע שטעות נכנסת למערכת, היא מתפשטת לדוחות, להתאמות בנקאיות ולתחזיות תזרימיות. גילוי מאוחר של הטעות דורש חפירה בהיסטוריה, איתור המקור ותיקון רטרואקטיבי שלוקח שעות יקרות.אך טעויות בהקלדה הן רק חלק מהאתגר. בעיה נפוצה לא פחות היא רישום כפול של חשבוניות.מדוע רישום כפול של חשבונית כל כך נפוץ?
רישום כפול של חשבוניות הוא סיוט שחוזר על עצמו בעסקים רבים. חשבונית מגיעה במייל, נסרקת למערכת, ואז מישהו אחר מקליד אותה שוב כי לא ראה שכבר טופלה. או גרוע יותר: אותה חשבונית מגיעה בכמה פורמטים – PDF, נייר, מייל – וכל אחד מהם נרשם בנפרד. התוצאה? תשלום כפול לספק. מערכות תשלומים דיגיטליות מזהות כפילויות באופן אוטומטי על ידי השוואת מספרי חשבוניות, סכומים ותאריכים. כשחשבונית חדשה נכנסת למערכת, היא עוברת בדיקה מול הרשומות הקיימות. אם יש התאמה חשודה, המערכת מתריעה מיד. זה חוסך לא רק כסף, אלא גם את המבוכה מול הספק שקיבל תשלום כפול.כמה כסף וזמן ניתן לחסוך בהתקנת מערכת דיגיטלית?
בהתקנת מערכת דיגיטלית נוכל לבצע חיסכון ממוצע של עשרות שעות חודשיות וצמצום משמעותי של קנסות אלו. עסקים שאימצו מערכות תשלומים דיגיטליות מדווחים על החזר השקעה חיובי תוך רבעון אחד, כשהחיסכון מגיע הן מצמצום שעות עבודה והן ממניעת טעויות יקרות. המספרים מדברים בעד עצמם: עלות עיבוד חשבונית ידנית גבוהה פי כמה וכמה מעיבוד דיגיטלי. אבל החיסכון האמיתי הוא בזמן. בעלי עסקים מדווחים על שחרור של יומיים מלאים בחודש שהיו מוקדשים קודם לניירת. זמן שאפשר להשקיע בפיתוח העסק, בשיפור השירות ללקוחות או סתם בחיים עצמם. לפי מחקרים על עסקים קטנים ובינוניים, אוטומציה של תהליכי תשלום חוסכת חלק משמעותי מעלויות העיבוד הכוללות בהשוואה לשיטות ידניות.כשבוחנים את הנושא לעומק, ההבדל בין עלות-תועלת מול הנהלת חשבונות ידנית הופך למובהק עוד יותר.מה עלות-תועלת מול הנהלת חשבונות ידנית?
הניתוח של הכלכלי עלות תועלת פשוט וברור. עיבוד ידני של מאות חשבוניות בחודש דורש עשרות שעות עבודה. זה זמן יקר שמוקדש רק להקלדת נתונים, בלי לספור זמן לתיקון טעויות, התאמות בנקאיות ודוחות. מערכת דיגיטלית מבצעת את אותה עבודה בחלקיק מהזמן, עם דיוק כמעט מושלם. החיסכון לא נגמר בשעות עבודה. יש את העלות הסמויה של טעויות: קנסות מרשויות המס על דיווחים שגויים, ריביות על תשלומים שהוחמצו, אובדן הנחות מספקים. עסקים מדווחים על חיסכון משמעותי בעלויות עיבוד כשהם עוברים לאוטומציה מלאה. זה כולל הקטנת הצורך בכוח אדם נוסף בתקופות עומס, צמצום שעות נוספות וביטול הצורך בשירותי הקלדה חיצוניים.מהן דוגמאות לתשואה על ההשקעה מ-SMB לעומת Enterprise?
עסקים קטנים ובינוניים רואים החזר לתשואה על ההשקעה באופן מהיר יותר מארגונים גדולים. הסיבה פשוטה: התהליכים שלהם גמישים יותר, ההטמעה מהירה יותר, והשיפור מורגש מיד. מחקרי שוק מראים ש-SMB מדווחים על עלייה משמעותית בהכנסות לאחר מעבר לתשלומים דיגיטליים. זה לא רק חיסכון בעלויות – זה גידול בהכנסות. בארגונים גדולים, ההטמעה מורכבת יותר אבל החיסכון המוחלט גדול יותר. מחקרים מראים שארגונים עם מערכות AP אוטומטיות מעבדים חשבוניות הרבה יותר מהר מאלו עם תהליכים ידניים. כשמדובר באלפי חשבוניות בחודש, החיסכון מגיע לסכומים משמעותיים בשנה. ארגון גדול יכול לחסוך מאות שעות עבודה חודשיות – זה כמו להוסיף כוח אדם משמעותי למחלקה בלי לגייס אף אחד.איך מטמיעים מערכת תשלומים דיגיטלית בעסק?
הטמעת מערכת תשלומים דיגיטלית מתחילה בשלושה שלבים מרכזיים: מיפוי התהליכים הקיימים, בחירת ספק מתאים והדרכת הצוות. התהליך לא צריך להיות מסובך או ארוך. עם הגישה הנכונה, אפשר להתחיל לראות תוצאות תוך שבועות ספורים. המפתח הוא להתחיל קטן, להוכיח הצלחה ולהרחיב בהדרגה. מתודולוגיה מוכחת להטמעה כוללת חמישה שלבים: ניתוח המצב הקיים, הגדרת יעדים מדידים, בחירת פתרון טכנולוגי, הטמעה מדורגת ומדידת תוצאות. עסקים שעוקבים אחרי המתודולוגיה הזו מדווחים על שיעורי הצלחה גבוהים בהטמעה. הסוד הוא לא לנסות לשנות הכל בבת אחת, אלא להתקדם בצעדים מדודים ומבוקרים. אחד השלבים הקריטיים במתודולוגיה זו הוא בחירת הפתרון הטכנולוגי המתאים, ובתוך כך – בחירת ספק לפי צרכים פיננסיים ועסקיים ספציפיים.איך בוחרים ספק לפי צרכים פיננסיים?
בחירת הספק הנכון היא קריטית להצלחת הפרויקט. לא כל מערכת מתאימה לכל עסק. חברת סטארט-אפ עם עשרות עובדים צריכה פתרון שונה מרשת חנויות עם מאות עובדים. השאלות שצריך לשאול: כמה חשבוניות אתם מעבדים בחודש? מהי רמת המורכבות של התהליכים שלכם? אילו מערכות קיימות צריך לחבר? הדגש צריך להיות על גמישות ויכולת הרחבה. מערכת טובה תגדל איתכם ותתאים את עצמה לצרכים המשתנים. חשוב לבדוק אינטגרציות עם מערכות קיימות כמו מערכת ה-ERP, תוכנת השכר והבנקים. ספקים מובילים מציעים API פתוח שמאפשר חיבור קל למערכות קיימות. זה חוסך זמן יקר בהטמעה ומונע כאבי ראש עתידיים.אולם, גם המערכת הטובה ביותר תיכשל ללא הכנה נכונה של הצוות. ניהול שינוי והדרכת עובדים הם מרכיבים קריטיים בהצלחת התהליך.מה חשוב בניהול שינוי והדרכת עובדים?
ההתנגדות הגדולה ביותר להטמעת מערכת חדשה מגיעה בדרך כלל מהעובדים עצמם. "למה לשנות משהו שעובד?" הם שואלים. התשובה צריכה להיות ברורה: לא לקחת להם את העבודה, אלא לשחרר אותם מעבודה מייגעת ולאפשר להם להתמקד במשימות בעלות ערך גבוה יותר. מחקרים מראים שעובדים שעוברים שינוי מדווחים על שביעות רצון גבוהה יותר כי הם מפסיקים להיות "מכונות הקלדה" והופכים לאנליסטים. ההדרכה צריכה להיות מעשית ומדורגת. להתחיל עם הפונקציות הבסיסיות ולהתקדם בהדרגה. לתת לעובדים זמן להתרגל ולבנות ביטחון. חשוב ליצור "אלופי מערכת" – עובדים שמובילים את השינוי ועוזרים לאחרים. כשהעובדים רואים שהמערכת חוסכת להם זמן ומקלה על העבודה, ההתנגדות הופכת להתלהבות.איך עובדת אבטחת המידע במערכת?
אבטחת מידע עובדת במערכת לפי יישום הצפנה ברמה הגבוהה ביותר, אימות דו-שלבי (2FA) והתאמה מלאה לתקני PCI-DSS ולדרישות רשות המיסים. רמת אבטחת הנתונים במערכות דיגיטליות גבוהה משמעותית לעומת מערכות ידניות, לפי נתוני ספקי האבטחה המובילים. זה לא רק מספרים – זה הגנה אמיתית על הכסף והמוניטין של העסק. בישראל, העמידה בתקנות רשות המיסים כוללת דרישות ספציפיות לגיבוי נתונים, שמירת מסמכים ודיווח דיגיטלי. מערכות תשלומים מתקדמות מטפלות בכל הדרישות האלה באופן אוטומטי. החשבוניות נשמרות בענן מאובטח למשך 7 שנים כנדרש בחוק, כל פעולה מתועדת עם חותמת זמן, וכל שינוי נשמר בלוג מפורט. במקרה של ביקורת, כל המידע זמין בלחיצת כפתור. מעבר לעמידה בדרישות הרגולטוריות, נושא האבטחה והגנת המידע הופך קריטי במיוחד כאשר מדובר בנתונים פיננסיים רגישים.מהם נהלי הצפנה ושמירת נתונים?
הצפנת נתונים במערכות תשלומים מודרניות משתמשת בפרוטוקולים מתקדמים כמו AES-256, אותה רמת הצפנה שמשמשת בנקים וארגוני ביטחון. כל תקשורת עם המערכת מוצפנת מקצה לקצה, כך שגם אם מישהו יצליח ליירט את הנתונים, הם יהיו חסרי משמעות עבורו. תקן PCI-DSS דורש קטגוריות מרובות של אמצעי אבטחה, כולל הצפנה, ניטור רשת והגבלת גישה למידע רגיש. גיבוי הנתונים מתבצע באופן רציף למספר מיקומים גיאוגרפיים. אם שרת אחד נופל, המערכת עוברת אוטומטית לשרת גיבוי בלי שהמשתמשים מרגישים בכך. ספקי ענן מובילים כמו AWS מציעים רמת זמינות גבוהה במיוחד, מה שאומר זמני השבתה מינימליים בשנה. זה הרבה יותר אמין מכל שרת מקומי או מערכת ידנית.האמינות הגבוהה הזו חיונית במיוחד כשמדובר בעמידה ברגולציה.מהן דוגמאות לקנסות שנחסכו?
אחת הדוגמאות לקנסות שנחסכו היא קנסות על אי-עמידה ברגולציה שיכולים להרוס עסק. רשות המיסים בישראל מטילה קנסות משמעותיים על דיווחים שגויים או חסרים. אי-דיווח על חשבוניות יכול להצטבר לקנסות כבדים. כשמדובר במאות חשבוניות בחודש, הסכומים מצטברים במהירות. עסק בינוני שמחמיץ דיווח רבעוני יכול למצוא את עצמו עם קנסות משמעותיים. מערכת תשלומים דיגיטלית מונעת את הקנסות האלה על ידי דיווח אוטומטי ומדויק. החשבוניות מדווחות בזמן אמת לרשויות המס, מספרי האסמכתא מתקבלים אוטומטית, והדוחות התקופתיים נוצרים ומוגשים בלי התערבות אנושית. עסקים שעברו לדיווח דיגיטלי מדווחים על חיסכון משמעותי בשנה רק מהימנעות מקנסות. זה כסף שנשאר בקופה במקום לעבור לרשויות.מהם המדדים הנמדדים להצלחת ההטמעה במערכת הדיגיטלית?
המדדים הנמדדים להצלחת ההטמעה במערכת הדיגיטלית כוללים ירידה משמעותית בשגיאות, קיצור מחזור הסגירה החודשי ושיפור בתזרים המזומנים. מדדי ה-KPI המרכזיים כוללים שיעור שגיאה שיורד לרמה מינימלית, סגירה יומית של הנהלת חשבונות במקום שבועית, וקיצור זמן העיבוד של חשבוניות בחצי לפחות. אלו לא רק מספרים – זו השפעה ישירה על הרווחיות והיציבות של העסק. המעקב אחרי המדדים צריך להתחיל מהיום הראשון. לתעד את המצב הקיים לפני ההטמעה ולמדוד את השיפור באופן רציף. מערכות מתקדמות כוללות דשבורדים בזמן אמת שמציגים את המדדים החשובים בצורה ברורה וויזואלית. כשרואים את השיפור בשחור על גבי לבן, קל יותר להצדיק את ההשקעה ולהמשיך להתקדם.כדי להפיק את המרב מהמעקב הזה, חשוב להתמקד ב-KPI מרכזיים שישקפו את ההצלחה של התהליך.אילו KPI מרכזיים צריך לעקוב אחריהם?
המדדים החשובים ביותר למעקב הם זמן עיבוד חשבונית (מרגע הקבלה ועד התשלום), אחוז הטעויות שדורשות תיקון ידני, ומספר הימים לסגירת החודש. עסק טיפוסי מתחיל עם זמן עיבוד של ימים רבים לחשבונית. לאחר הטמעת מערכת דיגיטלית, הזמן יורד לימים בודדים. זה אומר שהכסף זז מהר יותר, הספקים מרוצים יותר, וההנהלה מקבלת תמונה עדכנית של המצב הפיננסי. מדד נוסף וקריטי הוא ה-First Time Right – אחוז החשבוניות שמעובדות נכון מהפעם הראשונה. במערכת ידנית, המדד הזה נמוך יחסית. במערכת דיגיטלית, הוא מטפס לרמות גבוהות מאוד. כל חשבונית שמעובדת נכון מהפעם הראשונה חוסכת זמן יקר של עבודת תיקון. כשמכפילים את זה במאות חשבוניות בחודש, החיסכון עצום.כדי לנצל את היתרונות האלה ולעקוב אחר הביצועים המשופרים, נדרשים כלים לדשבורד בזמן אמת.אילו כלים לדשבורד בזמן אמת קיימים?
דשבורד בזמן אמת הוא הכלי החשוב ביותר לניהול מערכת תשלומים דיגיטלית. הוא מציג את כל המידע הקריטי במקום אחד: חשבוניות הממתינות לאישור, תשלומים שיוצאים היום, התראות על חריגות. המנהלים יכולים לראות בדיוק איפה יש צווארי בקבוק ולטפל בהם מיד. מערכות BI מתקדמות מאפשרות יצירת דוחות מותאמים אישית שעונים על הצרכים הספציפיים של כל עסק. הדשבורד צריך להיות נגיש ממכשיר נייד, כך שמנהלים יכולים לעקוב אחרי המצב גם מחוץ למשרד. התראות חכמות נשלחות רק כשיש באמת בעיה שדורשת התערבות. למשל, חשבונית בסכום חריג שממתינה לאישור, או ספק חדש שדורש אימות. המטרה היא לתת למנהלים שליטה מלאה בלי להציף אותם במידע מיותר. מעוניינים? צרו קשר להתקנת המערכת הדיגיטלית של NETO במערכת הדיגיטלית של NETO אנחנו בונים איתכם תהליך שעובד ומתאים בדיוק לעסק שלכם. המערכות שלנו מתממשקות לכל תוכנה קיימת – בין אם זה Priority, SAP או כל מערכת ERP אחרת. האינטגרציה חלקה, המעבר מהיר, וההדרכה צמודה עד שהצוות שלכם מרגיש בטוח לחלוטין עם המערכת החדשה. מה שמייחד אותנו זו הגישה המערכתית. אנחנו לא רק מטמיעים טכנולוגיה – אנחנו מייעלים תהליכים, מזהים צווארי בקבוק ובונים מנגנונים שימנעו בעיות עתידיות. הניסיון שלנו עם מאות עסקים בישראל מאפשר לנו להביא best practices מוכחות ולהתאים אותן לצרכים הייחודיים שלכם. התוצאה? מערכת שעובדת בשבילכם, לא להפך. צרו איתנו קשר לחברת NETO לשיחת ייעוץ ללא התחייבות. נבנה יחד תהליך שיחסוך לכם זמן, כסף וכאבי ראש מיותרים.שאלות נפוצות
כמה זמן לוקחת הטמעה של מערכת תשלומים דיגיטלית?
הטמעה בסיסית לוקחת שבועות ספורים, כולל הדרכות וליווי. עסקים קטנים יכולים להתחיל לעבוד עם המערכת תוך שבוע. הטמעה מלאה כולל אינטגרציות מורכבות יכולה להימשך זמן ארוך יותר, אבל התועלת מתחילה להיות מורגשת כבר בשבועות הראשונים.
האם צריך להחליף את כל המערכות הקיימות?
לא בהכרח. מערכות תשלומים מודרניות מתממשקות למערכות הקיימות שלכם. אפשר להתחיל עם מודול אחד, לראות את התוצאות, ולהרחיב בהדרגה. הגישה המדורגת מקטינה סיכונים ומאפשרת למידה תוך כדי תנועה.
מה קורה אם המערכת נופלת?
מערכות מודרניות כוללות גיבוי אוטומטי ו-failover מיידי. במקרה הנדיר של תקלה, המערכת עוברת לשרת גיבוי תוך שניות. כל הנתונים מגובים ברציפות, כך שאין סיכון לאובדן מידע. תמיכה טכנית זמינה לטיפול בכל בעיה.
כמה עולה מערכת כזו?
העלות משתנה בהתאם לגודל העסק ולמורכבות הצרכים. מערכות בסיסיות לעסקים קטנים נגישות יותר, וההחזר השקעה מגיע בדרך כלל תוך חודשים ספורים מהחיסכון בשעות עבודה ומניעת טעויות.
איך מבטיחים שהעובדים ישתמשו במערכת?
העובדים ישתמשו במערכת אם תבוצע הדרכה טובה והטמעה הדרגתית מכיוון שהן המפתח. כשעובדים רואים שהמערכת חוסכת להם זמן ומקלה על העבודה, הם מאמצים אותה בשמחה. חשוב לערב אותם בתהליך מהתחלה ולהקשיב לצרכים שלהם.
הבהרות משפטיות:
*במסגרת ההסכמות עם הביטוח הלאומי עלינו להבהיר כי, חברת ברקת אי.טי בע"מ, או בשמה המסחרי NETO, משמשת כחברת כוח אדם (רישיון מס' 1565), ולכן רשאית להעסיק עובדים לביצוע עבודה עבור מזמיני שירות (לקוחות), במסגרת צו סיווג מבוטחים וקביעת מעסיקים, NETO רשאית להעסיק נותני שירות, אפילו שאינם עומדים בכל ההגדרות של יחסי עובד מעביד. אולם עובדים שאינם עונים להגדרה עובדי כוח אדם, הביטוח הלאומי רשאי לבחון את מעמדם ולהחליט האם הם עומדים בקריטריונים וזכאים להיות מבוטחים כעובדים או כעצמאים (בעיקר לעניין קצבאות כגון דמי אבטלה) פרטים בקישור הבא
**חשוב להבהיר כי נטו מספקת תנאים סוציאלים מלאים כברירת מחדל אך לא תמיד העובד/המעסיק בוחרים בזה ולכן הסכם העבודה יבאר את זה, כמו כן NETO פועלת בחלק מהמקרים לפי דיני העבודה ובחלק מהמקרים לפי צו סיווג מעסיקים וקביעת מבוטחים וזה משתנה לפי אופי ותקופת העבודה ולפי תנאי ההסכם וההגדרות בחוק ויש פעמים שיחסי העובד ומעביד מתקיים כיחסים משולשים וכהגדרתם בחוק קבלני כ"א. פרטים בקישור הבא
***המידע בעמוד זה מספק סקירה כללית בלבד ואינו מהווה ייעוץ משפטי, חשבונאי, מיסויי או מקצועי מכל סוג. השימוש במידע זה הוא על אחריות הקורא בלבד ואין להסתמך עליו לצורך קבלת החלטות. לפני ביצוע פעולה כלשהי מומלץ להיוועץ בעו״ד, רו״ח או יועץ מס מוסמך.
שירותי NETO ניתנים בהתאם לנסיבות לחוקי העבודה ובהתאם לתנאי רישיון קבלן כוח-אדם מס' 1565.





